Postup upozorňování od zaměstnanců
Na jaké druhy problémů se tyto zásady používají?
Tyto zásady se týkají situací, kdy nějaká osoba (ať už ze společnosti Mazars nebo mimo ni) upozorní na riziko, nesprávný postup nebo provinění, které se týkají členů společnosti, v následujících oblastech:
- Finance, účetnictví,
- Úplatkářství a korupce,
- Antimonopolní postupy,
- Ohrožení zdraví a bezpečnosti,
- Ohrožení životního prostředí,
- Diskriminace a obtěžování.
Tyto problémy se zde označují jako „Špatné jednání“. Tyto zásady se nevztahují na problémy nebo stížnosti na vaše osobní postavení v zaměstnání. Na jakékoli takové problémy či stížnosti je nutno upozorňovat pomocí pravidel pro předkládání stížností. Tyto zásady se netýkají rizik, špatného jednání nebo pochybení v žádné jiné oblasti mimo těch, které jsou uvedeny v tomto oddíle a/nebo které se týkají osob, jež nejsou členy společnosti, jako jsou zákazníci, dodavatelé...
Ochrana v rámci těchto zásad
Postup upozorňování je dobrovolný a odpovědnost zaměstnanců Mazars nikdy nesmí být posuzována za to, že upozornění nezašle.
Nemusíte prokazovat žádné skutečnosti uvedené v rámci těchto zásad. Postačuje upřímné a odůvodněné podezření na to, že došlo nebo by mohlo dojít k pochybení.
V souladu s ustanoveními oddílu „Osobní odpovědnost“, pokud zaměstnanec společnosti Mazars zašle stížnost ve smyslu těchto zásad, nehrozí vám ztráta zaměstnání ani žádný druh odvety. Za předpokladu, že jednáte upřímně a v rozumně, nerozhoduje, zda se s vaší stížností mýlíte.
Společnost Mazars nebude tolerovat postihování nebo obtěžování zaměstnanců, kteří zašlou stížnost v rámci těchto zásad. Veškerá tvrzení o takovém zacházení budou posuzována velmi vážně, a pokud budou odůvodněná, proběhne jejich prošetření v rámci disciplinárního řízení společnosti jako možné hrubé porušení pracovní kázně. Každý, u něhož se prokáže, že se ke kolegovi choval tímto způsobem, bude propuštěn bez nároku na výpovědní lhůtu či odstupné.
Osobní odpovědnost
Zlovolně chybné obvinění vznesené v rámci těchto zásad je hrubým porušením pracovní kázně a hrozí disciplinární postihy a/nebo trestněprávní stíhání.
Jak postupovat v případě stížnosti
Pokud máte jakékoli stížnosti týkající se špatného jednání, můžete je zaslat pomocí následujícího formuláře (k údajům nemají přístup místní týmy a místní týmy nemohou formulář upravovat).
Pracovník kontrolující dodržování zásad řádného jednání skupiny Mazars[1] kontaktuje dozorčí radu skupiny nebo jen její nezávislé členy a podle potřeby předsednictvo skupiny. V každém případě je nutno si uvědomit, že členové odpovědní za příjem a zpracování upozornění jsou vázáni dohodami o mlčenlivosti.
Je nutné, aby si členové týmu uvědomovali, že mohou ohlašovat problémy bez obav z následku. Tvrzení o postihu v těchto situacích budou tedy brána velmi vážně a se všemi, u kterých se prokáže takové jednání, budou zahájena disciplinární řízení.
Ochrana osobních údajů
Jakákoli stížnost podaná v rámci těchto zásad zůstane důvěrná mezi osobou, která ji podá, pracovníkem kontrolujícím dodržování zásad řádného jednání skupiny Mazars a v nezbytném rozsahu jakýmkoli dalším účastníkem, který by byl o upozornění informován. Jakákoli informace, kterou v rámci tohoto postupu poskytnete, tedy zůstane důvěrná, včetně vaší identity.
V této souvislosti vězte, že stížnosti nelze podávat anonymně, a musíte poskytnout informace o své identitě, které vždy zůstanou důvěrné a nesmí být poskytnuty osobě, která je předmětem upozornění.
Podle povahy skutečnosti, na kterou jste upozornil(a), může být firma nucena zákonem k odhalení některých či veškerých informací třetím stranám. V případě provedení těchto odhalení budete informován(a).
Během vyšetřování vás může pracovník kontrolující dodržování zásad řádného jednání skupiny požádat o poskytnutí dalších informací. Vaše spolupráce po podání stížnosti je zásadní pro správné vyšetření vaší záležitosti.
Po vyšetření záležitosti dostanete zprávu s výsledky. Pokud se prokáže, že stížnost, kterou jste podal(a), je opodstatněná, budou výsledky vyšetřování předány i příslušnému vedoucímu správní jednotky, který podnikne vhodné kroky.
Poskytnutí neopodstatněných tvrzení ohledně činnosti skupiny Mazars ve zlém úmyslu externím subjektům bude znamenat hrubé porušení pracovní kázně a bude vyšetřeno v disciplinárním řízení firmy. Každý, u něhož se prokáže, že se dopustil neopodstatněného tvrzení ve zlém úmyslu, bude propuštěn bez nároku na výpovědní lhůtu či odstupné.
Archivace záznamů
Za centrální záznamy všech upozornění odpovídá pracovník kontrolující dodržování zásad řádného jednání skupiny Mazars, který poskytne výsledky vyšetřování výkonnému pracovníkovi dané země a nezávislým pracovníkům společnosti.
Upozornění, která nespadají do oblasti těchto zásad, budou záhy zlikvidována či archivována v samostatném systému. Ta, která spadají do oblasti těchto zásad, ale nevedou k disciplinárnímu či soudnímu řízení, budou uchována 2 měsíce po ukončení vyšetřování. Ta, které vyústí v disciplinární či soudní řízení, budou uložena do konce těchto řízení.
Společnost Mazars používá veškeré náležité bezpečnostní postupy, aby se zajistila ochrana informací získaných v rámci této činnosti, v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů a se všemi platnými předpisy.
Právo na přístup a změnu
Máte právo na přístup, vznášení námitek a požadování oprav údajů, které se vás týkají, a žádat jejich změnu či vymazání v případě, že jsou nesprávné, neúplné či zastaralé, a to v souladu s platnými předpisy na ochranu osobních údajů. Chcete-li tohoto práva využít, použijte následující zaměstnanecký kontaktní formulář.
Od ledna 2015 je pracovníkem kontrolujícím dodržování zásad řádného jednání skupiny Jean-Luc Barlet.